Así pasó…

Era un día como cualquier otro en medio de la rutina laboral de Juan*, quien se encontraba revisando algunos temas asociados a los procesos de Nómina. Mientras se devolvía a algunos archivos de años anteriores (de 2013 a 2017) encontró, sin proponérselo, algunas inconsistencias relacionadas con la realización de transferencias al fondo de pensiones voluntarias por parte de Joaquín*, quien durante muchos años había laborado en la compañía y quien, además, era considerado una persona muy seria y responsable. Para su sorpresa descubrió que dichas transacciones habían sido ordenadas mediante correos electrónicos. El asunto, sin duda, llamó la atención de Juan, quien descubrió que las operaciones habían sido realizadas desde una cuenta bancaria de la compañía a cuentas de otras personas naturales que no tenían relación contractual con Argos.

Juan* se quedó pensativo sin dar crédito ante el fraude. Por eso, continuó investigando el hecho evidenciando que las cuentas por cobrar fraudulentas habían sido creadas a través de SAP por Camila*, amiga cercana de Joaquín* y a través de transacciones que no correspondían al proceso. Su sorpresa fue entonces doble ya que esto evidenciaba, sin lugar a dudas, que estaba ante un caso de colusión entre colaboradores. La cosa no se quedó ahí. Juan seguía encontrando más detalles a medida que continuaba con su investigación. Descubrió, por ejemplo, que algunos de estos pagos se catalogaban como urgentes y que, adicionalmente, no se usaba la plataforma oficial para enviar la relación de los supuestos empleados al fondo de pensiones sino que el procedimiento se llevaba a cabo mediante plantillas de Excel diligenciadas de manera manual y a través de correos electrónicos en los que no se copiaba a los jefes o supervisores, tal como se suponía que debería hacerse según el procedimiento establecido. Definitivamente, Juan no se podía quedar con esta información. Era indispensable reportarlo a la compañía y tomar las medidas necesarias. De esta manera, luego de compartir las evidencias recogidas y de contrastar la información, la organización procede a solicitar el cobro a la aseguradora, argumentando fraude, y recupera parte del dinero. Adicionalmente, Joaquín, a quien se le confrontó por lo ocurrido, decide entregar varios inmuebles que había adquirido con el dinero captado a través del fraude. Los cuales fueron vendidos para para recuperar un capital adicional.

Este caso nos muestra la materialización del riesgo de fraude interno por miles de millones de pesos. Las causas más relevantes para el desarrollo del evento fueron: Por un lado, un exceso de confianza pues Joaquín llevaba muchos años en la compañía, lo que le permitió tener un alto nivel de autonomía y baja supervisión. Adicionalmente, había una alta concentración de funciones pues Joaquín* no delegaba, permanecía con una alta carga laboral y solo tomaba vacaciones por periodos de una semana sin delegar sus responsabilidades en otro colaborador. Tampoco había segregación de funciones y la supervisión por parte de sus jefes era limitada.

*Esta historia es real, sin embargo, algunos nombres y lugares han sido cambiados para proteger la identidad de sus verdaderos protagonistas. 

¿Qué valores/comportamientos ayudan a prevenir el riesgo?

En Argos valoramos la confianza y hacemos equipo cuando somos confiables y confiamos en los demás. Sin embargo, se pueden presentar casos como este en los que se hace evidente un abuso y exceso de confianza, lo cual puede llevar a la materialización de fraudes. Por esto, es importante que entendamos muy bien la definición y los límites de la palabra confianza. Confianza es la seguridad que depositamos en otros para que las cosas se hagan bien y de manera ética, en pro de los intereses de la compañía y no de los intereses personales. Si bien se trata de un valor fundamental en la amistad, en el contexto organizacional tiene una connotación distinta. En nuestra compañía, la confianza es el valor que permite que tengamos esperanza de que nuestros equipos y colaboradores logren resultados extraordinarios, tomen decisiones orientadas al beneficio de la empresa y tengan autonomía en sintonía con el propósito. Nuestros valores no son aislados unos con otros. Aquí también cuidamos los recursos, así como lo contempla uno de los descriptores del pilar de Nos comportamos como dueños. En ningún momento, el exceso de confianza puede ir en detrimento del cuidado de los recursos y de los resultados y no debe confundirse con falta de supervisión y la no aplicación de los controles definidos en el proceso. Debemos liderar desde el ejemplo siendo confiables para el logro de los resultados y siendo éticos.

¿Cuáles son las recomendaciones desde gestión del riesgo?

• Dar cumplimiento a los procesos establecidos, a través de la ejecución adecuada de los controles definidos.
• Realizar un análisis de riesgo del proceso de manera periódica, con el fin de identificar nuevos riesgos y controles para su mitigación.
• Revisar la segregación de funciones.
• Construir una política de vacaciones.
• Realizar conciliación de cuentas.
• Llevar a cabo aprobaciones por parte de jefes o cargos superiores.
• Analizar detalladamente las transacciones y definir cargos críticos.
• Revisar la automatización de los procesos.
• Disponer de procedimientos documentados y actualizados con directrices claras, asegurando su divulgación a los responsables de su ejecución.

¿Qué lecciones podemos aprender de esta situación?

• Se debe tener en cuenta un proceso de identificación y escalamiento de banderas rojas.
• No se debe pasar por alto un cambio drástico en el estilo de vida que no es coherente con los ingresos de un colaborador de la compañía.
• Ante la duda sobre algún procedimiento, se debe consultar con las áreas correspondientes independientemente de que la orden sea dictada por el jefe directo. Recordemos que contamos con una Línea de Transparencia a través de la cual podemos denunciar, de manera anónima, todos aquellos comportamientos o situaciones que vayan en contravía de los valores de la compañía.
• Se debe vigilar y garantizar la aplicación de todos los procedimientos que están documentados en los procesos actualizados.

Si tienes dudas sobre cómo puedes mejorar tu proceso o con un caso similar, te invitamos a contactar a los equipos de Procesos, Riesgos, Auditoría, Cultura o a través de la Línea de Transparencia.