Así pasó…
Desde hacía algunos años, nuestra compañía adelantaba negocios con Soluciones S.A.*, un proveedor con buena reputación, a través del cual gestionábamos diferentes actividades relacionadas con servicios de ingeniería civil entre otros trabajos menores. Un día, durante una revisión rutinaria de un proceso, Juan y Pedro*, quienes eran personas ajenas a la contratación y supervisión de dichas actividades, deciden validar algunos temas puntuales asociados a la prestación de servicios por parte de Soluciones S.A. *. Para su sorpresa, identifican que desde hace un par de meses el proveedor está ejecutando tareas que no corresponden a su actividad y que están por fuera de su portafolio. Lo anterior, los lleva a investigar a fondo la situación y posteriormente, a evidenciar que existía un fraccionamiento en las facturas. Conscientes de la gravedad del caso, deciden hacer la denuncia correspondiente a través de la Línea de Transparencia.
Gracias a esta denuncia, la compañía inicia un proceso de intervención al proceso y a los ejecutores directos de este, obteniendo como resultado que dos de nuestros colaboradores estaban recibiendo dádivas a cambio de otorgar beneficios al proveedor. Las consecuencias no se hacen esperar: se inicia un proceso disciplinario con los colaboradores, el cual es acompañado por las áreas de Gestión Humana y Asuntos Laborales, y ambos son despedidos. Por otra parte, se concluyen los trabajos con el proveedor y se informa la decisión a la compañía para evitar que Soluciones S.A.* vuelva a prestar algún tipo de servicio interno.
*El nombre Soluciones S.A. es ficticio y únicamente es usado con el propósito de recrear el caso. Los nombres de los personajes tampoco son reales.
¿Qué valores/comportamiento que ayudan a prevenir o previnieron el riesgo?
Hacemos equipo cuando nuestros intereses personales están alineados con los intereses organizacionales, es decir, cuando no van en contra de estos ni generan perjuicios para la organización. Por eso, nos hacemos cargo de cuidar los recursos y no pensamos en nuestro beneficio propio si este va en contravía del bienestar de Argos. Recordemos que en todo momento debemos comportarnos de manera transparente e íntegra demostrando un alto nivel de compromiso y sentido de pertenencia. También debemos ser conscientes de que los comportamientos contrarios a nuestro Código de Conducta Empresarial no son tolerados y siempre tienen consecuencias.
¿Cuáles son las recomendaciones desde gestión del riesgo?
– Realizar un buen ejercicio de selección de contratistas
– Adelantar capacitaciones y charlas de conducta con los diferentes equipos de la organización
– Actualizar periódicamente la matriz de riesgos de los procesos
– Contar con una adecuada segregación de funciones dentro de los equipos
– Realizar alertas cuando los proveedores abran su portafolio de servicios incluyendo una variedad de servicios diferente a su razón de ser (core de negocio).
– Llevar a cabo una revisión cruzada de facturación, especialmente en el caso de proveedores pequeños
– Contar siempre con una interventoría empoderada de los contratos que maneja la organización con terceros
¿Qué lecciones podemos aprender de esta situación?
– Es fundamental contar con un proceso de control de pagos para evitar que se presenten este tipo de situaciones.
– Es importante que los aprobadores estén directamente relacionados con el servicio para tener un mayor nivel de supervisión
– Se debe tener presente que una dádiva no solo hace referencia a entrega de dinero sino también a cualquier beneficio que se reciba a cambio de una decisión que favorezca a un proveedor
– Siempre debe prevalecer la la cultura Argos que nos indica que debemos tener cero tolerancia respecto al fraude
– Recordemos que contamos con una Línea de Transparencia a través de la cual podemos denunciar, de manera anónima, todos aquellos comportamientos o situaciones que vayan en contravía de los valores de la compañía.
¿Tienes dudas adicionales? Contacta a las áreas de Riesgos, Cultura y Cumplimiento.
