Vivimos en un mundo digital en estos días y no poder interactuar con personas en persona durante los últimos meses, ha creado una abrumadora sensación de urgencia en las solicitudes a través de equipos o correos electrónicos.

Repasemos nuestra etiqueta de correo electrónico y mensajería.

1. Disponibilidad: Últimamente ha sido muy común que las personas programen reuniones, a veces uno a uno o para 2 o 3 personas mientras hay conflictos de programación de perspectivas. Enviar una reunión cuando otras personas ya están programadas muestra una falta de respeto por el tiempo de esa persona y comunica un mensaje de que “mi reunión es más importante”.
2. Sea respetuoso con el tiempo de los demás: también es común que las personas se comuniquen con usted mientras aparece “en una llamada” o “presentando” (estoy recibiendo llamadas a través de equipos mientras estoy en una llamada o presentando para ejemplo).
3. Correo electrónico frente a chat: parece que la gente está optando por simplemente chatear en lugar del correo electrónico, lo cual es excelente para el volumen de correos electrónicos, pero a veces el chat es una solicitud en la que esperan una respuesta inmediata y tal vez la pregunta sea algo que encaja mejor en un correo electrónico.
4. Todo es urgente: se ha convertido en una tendencia entre las personas el enviar invitaciones a reuniones para hoy o mañana. Como regla general, trate de no programar reuniones antes de los 3 días. Verificar la disponibilidad del calendario de Outlook de todos durante la próxima semana muestra mucho respeto por el tiempo de una persona, en lugar de abarrotar las reuniones de último minuto, creando reuniones consecutivas durante 48 horas. Esta mentalidad de programar reuniones para “ahora” en lugar de planificar y programar reuniones para “la próxima semana” o en “dos semanas” crea un gran volumen de trabajo en un período de tiempo muy corto y no ayuda con la viñeta # 1. Las horas tienden a empeorar ya que las personas quieren reunirse ahora, no pueden encontrar un buen momento hoy, por lo que las reuniones se programan para la hora del almuerzo o después del horario laboral.
5. Mantenga actualizado el calendario de reuniones de Outlook: no tenga miedo de programar tiempo para usted en su calendario de Outlook. Sobre todo porque vivimos en un entorno de reuniones pesadas para todo. Planificar el tiempo para hacer el trabajo le ayudará a reducir las reuniones que podrían ser un correo electrónico. Asegúrese de actualizar sus calendarios para asegurarse de que otros puedan ver su verdadera disponibilidad. Esto también ayudará a crear un entorno de trabajo eficiente.

Para comprender mejor los significados codificados por colores en su calendario de Outlook, consulte lo siguiente:

• En blanco: no se ha programado nada en el calendario de su compañero de trabajo y su compañero de trabajo está disponible para reunirse.
• Azul fijo: su compañero de trabajo tiene una reunión confirmada y no está disponible.
• Púrpura continuo: su compañero de trabajo está fuera de la oficina y no está disponible.
• Gris sólido: estos bloques de tiempo están fuera del horario laboral.
• Blue Stripes: su compañero de trabajo ha sido invitado a una reunión, pero aún no ha aceptado la invitación a la reunión.