Así pasó…

María* sabía que había algo importante que debía hacer, pero por más que trataba de pensar de qué se trataba, no lograba recordarlo… Desde hacía días se había propuesto empezar a anotar las prioridades definidas previamente con su equipo en un programador, pero nuevamente lo había dejado pasar y sabía que en cualquier momento esto podía llevarla a cometer algún error considerable en el ejercicio de sus funciones. Sumado a esto, sentía que cada vez tenía más actividades pendientes por ejecutar y realmente, no sabía cómo priorizarlas. Tampoco le había comentado esto a su líder, precisamente, por estar tan ocupada y no sacar el tiempo para hablar con él. Siguieron pasando los días y María seguía sin recordar esa actividad importante que debía realizar. De pronto, en medio de una tarde de lunes, el recuerdo llegó a su mente. La tarea pendiente era nada más y nada menos que reportar una información de gran importancia sobre la compañía a la autoridad ambiental de su país. María miró el calendario y se sintió aterrorizada pues constató que, por descuido, había dejado pasar la fecha límite para realizar dicho reporte, lo cual conllevaba una sanción por parte de la autoridad ambiental, la cual superaba más de la mitad del EBITDA de la operación. Sin más que hacer que aceptar su error, ejecutó el trámite correspondiente fuera de la fecha y se dirigió a hablar con su líder para contarle lo ocurrido. Luego de una conversación seria en la discutieron los motivos que la habían llevado a cometer tal descuido y analizaron sus consecuencias, María se comprometió a ser mucho más cuidadosa con estos temas sensibles que, de ser pasados por alto, podrían traer graves sanciones legales y monetarias para la compañía. Por fortuna, el jefe de María no se conformó con la situación y decidió contactar con el organismo correspondiente para intermediar y solucionar la situación, logrando obtener una reducción significativa en el monto de la sanción teniendo en cuenta su actuar inmediato y transparente, abriendo el diálogo y comprometiéndose a seguir cumpliendo cabalmente con las obligaciones y reportes de manera permanente a futuro.

*Esta historia es real, sin embargo, algunos nombres y lugares han sido cambiados para proteger la identidad de sus verdaderos protagonistas. 

¿Qué valores/comportamientos ayudan a prevenir o previnieron el riesgo?

Sabemos que los colaboradores estamos expuestos a cometer errores que generan un impacto en la organización. Estos se presentan con mayor frecuencia cuando hay una carga de trabajo que excede el tiempo que una persona o un equipo tiene disponible para el ejercicio de sus funciones. Como colaboradores debemos apalancarnos en los valores que guían nuestros comportamientos y decisiones frente a nuestro trabajo, evitando que se materialicen situaciones como esta. Al comportarnos como dueños valoramos la eficiencia y nos hacemos cargo de los resultados, lo cual implica saber hacer renuncias, priorizar y planear nuestro trabajo y esto no siempre es sencillo. Por eso, debemos aprender a tener una comunicación clara, directa y fluida, es decir, a tener conversaciones honestas con nuestros líderes y equipos para pedir ayuda y decir que no si se tienen otras prioridades, buscando otras alternativas. Recordemos que un desempeño extraordinario está ligado a ejecutar primero las tareas más importantes teniendo en cuenta los intereses de la organización. 

¿Qué recomendaciones podemos tener en cuenta desde gestión del riesgo?

• Cumplir siempre con los requerimientos de los entes regulatorios que nos rigen en cada país.
• Ante la duda, por cargas laborales, se debe validar con el líder y con el equipo cuál es la actividad más crítica y relevante para ser priorizada.
• No conocer la ley no nos exime de cumplirla y este no es un motivo que deba usarse como excusa. En este sentido, debemos tener muy claras las reglas de juego que son nuestro marco de actuación para cada país.

¿Qué lecciones podemos aprender frente a lo ocurrido?

• Recordar la importancia de actuar bajo los parámetros establecidos por el ente regulatorio o la autoridad competente.
• Cumplir con los límites de tiempo asignados para el reporte de la información ante el respectivo organismo de control.
• Llevar a cabo conversaciones efectivas y transparentes con el líder y con el equipo para repartir cargas laborales entre todos sus miembros.
• La importancia de no quedarnos callados y levantar la mano si tenemos dudas. Contemos siempre con el apoyo de nuestros líderes.