Recuerda que las directrices completas se encuentran en el ANX SS200 COL Directrices de viajes en el modelo de procesos.

Algunos de los aspectos que se actualizaron y queremos informarte son:

·         Solicitud de gastos de viaje

Son los gastos realizados por fuera del hotel tales como alimentación (desayuno, almuerzo y cena), si aplica, peajes y gasolina en vehículos no personales, entre otros.

Nota: Para aquellos colaboradores que tienen tarjeta de crédito corporativa, no aplica la entrega de gastos de viaje en el caso de viajes nacionales.

Todos los gastos de viaje deberán ser legalizados y se puede tramitar como anticipo $ 75.000 máximo al día o reembolso de gastos de viaje. En ambos casos, teniendo en cuenta los topes de alimentación.

Se reembolsará con el tope indicado por alimentación teniendo en cuenta que valores no son acumulables en el día y aplican solo si no se realiza el consumo en el hotel:

• Desayuno: $ 15.000
• Almuerzo: $ 30.000
• Cena: $ 30.000

Nota importante: Para el caso de Concretos esta directriz aplica para el personal administrativo, pero no para el personal operativo. Para este último caso, se cuenta con directrices más detalladas las cuales hacen que dichos gastos sean no rembolsables. Si tienes inquietudes al respecto, puedes contactarte con el equipo de Gestión Humana de tu zona.

• Legalización de gastos de viaje

Al respecto, ten en cuenta:

La legalización de viajes tiene un límite de máximo 30 días. Luego de este tiempo, si no se presenta la respectiva legalización, estos gastos se cargarán a la nómina del colaborador.

• Si estás visitando una sede y en esta se suministra el servicio de alimentación, no habrá reembolso de gastos de viaje por este concepto.

Nota: Si por algún motivo justificable no se alcanza a recibir alguno de los servicios de alimentación en planta, se hará el reembolso de este, pero no aplica la entrega del total del día de gastos de viaje.

• Presenta a tu gerente el formato de legalización de gastos de viaje. Él será el encargado de revisar y autorizar la solicitud de acuerdo con la política. En el caso de los gerentes, la solicitud deber ser aprobada por el respectivo vicepresidente y, en el caso de los vicepresidentes, debe ser aprobada por el presidente).

Nota: Solo para los colaboradores operativos del negocio de Concretos, el aprobador es el jefe de Planta (por naturaleza del negocio).

• Existen gastos que no están autorizados y no serán asumidos por la compañía independientemente de que se tenga la respectiva autorización. Revisa el documento ANX SS200 COL Gastos no permitidos en el modelo de procesos.

• Traslados intermunicipales y/o entre Sedes

Toma en consideración los siguientes puntos:

• Para viajes nacionales y entre diferentes sedes no está permitido transportarse en vehículos personales. Para estos casos se recomienda utilizar las rutas asignadas entre sedes de la empresa y si no se puede hacer uso de estas, se debe realizar la solicitud de traslado a través del Sistema de Autogestión con su respectiva justificación aprobada por el jefe inmediato.

Pueden existir diferentes maneras de transportarse según el negocio o el rol del personal, pero independientemente de lo definido, estas maneras deben cumplir con lo establecido en la normatividad legal (como el Plan Estratégico de Seguridad Vial) y lo definido por el área de Seguridad y Salud en el Trabajo – Yo Prometo.

• Tiquetes

• Para viajes internacionales de duración igual o superior a 7 horas (aeropuerto a aeropuerto, sin incluir tiempos de espera) es opcional y permitido usar clase ejecutiva siempre y cuando se cuente con el visto bueno del vicepresidente del área y se tenga un presupuesto disponible.

• Hoteles
• Se deben utilizar los hoteles con los cuales la organización tiene convenio. Esto aplica tanto para hoteles nacionales como internacionales. Si el colaborador llegase a requerir un hotel que no esté dentro del listado o se observa que existe otra opción más económica y conveniente, se deberá notificar al área de Viajes para su respectiva validación.

El colaborador siempre debe revisar la factura que presenta al hotel y avala con su firma la cuenta a la compañía.

1. Adicionalmente, Actualizamos el formato de reporte de gastos de viaje y representación

Si tienes anticipos pendientes por legalizar o requieres un rembolso de gastos de viaje y/o representación, te invitamos tener en cuenta los siguientes pasos para reportarlos:

1. Digitaliza tus facturas y guárdalas como imagen en baja resolución.
2. Diligencia el formato actualizado FOR SS200 COL Reporte gastos de viaje o representación. Consulta el formato aquí.

En este, se actualizan los gastos que deben justificarse y se especificas quién debe ser el aprobador del gasto según el cargo.

1. Envía los soportes y el formato digitalizadoa través de correo electrónico a tu aprobador del gasto.
2. Una vez recibas la respuesta positiva de tu aprobador, a través de correo electrónico, envíala junto con las imágenes de soporte y el formato diligenciado a tu auxiliar administrativo, quien procederá a legalizar tu gasto.

¡Tu compromiso es clave para seguir aportando a la sostenibilidad de nuestra compañía!