Como colaboradores de Argos tenemos el compromiso y la responsabilidad de proteger el flujo de caja de la organización y de actuar siempre de acuerdo con sus necesidades, minimizando cualquier riesgo al máximo.

En el caso de la creación y aprobación de órdenes de compra es clave que tomemos conciencia del paso a paso del proceso para evitar incurrir en errores que vayan en contra de las negociaciones de la compañía o que puedan generar pérdidas para la misma.

Te compartimos un ejemplo en el que se presentaron una cadena de errores en la generación de una orden de compra, para que tomemos los aprendizajes y los tengamos en cuenta a futuro.

 En días pasados se generó una orden de compra correspondiente a un servicio prestado por valor de $3.594.400. Al ser cargada al sistema, por error, se le asoció la moneda en dólares y no en pesos, como correspondía, lo cual pudo haber generado un pago al proveedor por un valor de $11.526.953.248 COP, en caso de que no se hubiera detectado a tiempo el error.

¿Qué errores e incumplimientos se cometieron?

• La orden se creó en USD siendo el monto real del servicio COP .
• La orden fue liberada en SAP por todos los aprobadores de acuerdo con las estrategias de liberación correspondientes al monto de la compra.
• Se hizo el recibo a satisfacción de la orden en SAP sin percatarse del error en el monto.

La situación se presentó a causa de una debilidad en toda la cadena de revisión y aprobación de esta orden de compra en específico, de tal manera que en ninguna de las instancias se validaron las aprobaciones requeridas para una compra de superior cuantía.

¿Qué está haciendo la compañía para evitar que esta situación se presente de nuevo?

• Reforzar por medio de capacitaciones y comunicados internos los deberes y responsabilidades de los colaboradores que tienen el rol de aprobadores de compras en la compañía.
• Realizar una depuración del maestro de proveedores para bloquear o eliminar proveedores duplicados.

¿Qué puedo hacer yo?

• Revisar el monto que se está aprobando y la moneda correspondiente.
• Revisar el alcance de lo que se está aprobando, bien o servicio a contratar y sus cantidades asociadas.
• Revisar el proveedor al cual se le está adjudicando la compra.
• Solicitar al área responsable de la contratación los soportes asociados al proceso de negociación en caso de que se considere necesario.