La apuesta de la compañía por la transformación digital fue el impulso que llevó a que el equipo de Nómina, con el apoyo de varias áreas de la organización, pensara en la importancia de darle fuerza a las herramientas tecnológicas con las cuales contaba la organización, especialmente emma, el habilitador tecnológico de Summa que facilita el relacionamiento entre el centro de servicios y las cuatro industrias a las cuales apoya.

“El proyecto nació como una idea innovadora con el objetivo de hacer algo diferente, sobre todo, porque estaba todo el tema de transformación digital y el reto final que es lograr la autogestión”, explica Lied Ferreira, una de las líderes del proyecto.

Autogestión, el principal reto

El principal desafío, cuenta Lied, es cómo lograr la autogestión, es decir, cómo pasar de tener a una persona físicamente en la operación (lo que se conocía como asesores de personal) para que fueran atendidas las solicitudes, requerimientos y necesidades, a tener un canal virtual para solicitar los requerimientos.

Además, había un reto adicional y era cómo lograr que la transformación digital permeara tanto al personal administrativo como al personal operativo, sobre todo, teniendo en cuenta que este último público tiene unas características diferentes (no cuenta con correos corporativos y, en muchos casos, no está familiarizado con herramientas o equipos de tecnología).

El tema no pintaba fácil. Sin embargo, la mesa de trabajo, conformada por integrantes de Gestión del Cambio, Comunicaciones, Gestión Humana y Summa, estaba dispuesta a trabajar proactivamente para sacar adelante la iniciativa.

Cambio de planes

Cuando inició el proyecto, a mediados de enero, el equipo había definido un plan el cual consistía en el desarrollo de ferias digitales presenciales en las diferentes operaciones para reforzar el concepto de transformación digital y posicionar emma, el gran habilitador del proyecto, con sus tres canales: teléfono, tablets y a través de la aplicación.

Sin embargo, el inicio de la pandemia y los desafíos que trajo consigo, llevaron a la mesa a replantearse el modo de hacer las cosas: “La pregunta fue y ahora, ¿qué vamos a hacer? Ya no podíamos tener el formato presencial, que ya estaba prácticamente listo para implementar en Rioclaro y en Zona Suroccidente, lugares escogidos para adelantar el piloto. Ahí hicimos un alto en el camino, tuvimos varias conversaciones, pensando en diferentes alternativas, y decidimos reinventar el proyecto”, comenta Lied.

Aprovechando herramientas digitales de aprendizaje como EDUCA se realizaron videos sobre emma y, en general, sobre la transformación digital, dirigidos, principalmente, a personal con acceso a computador. Pensando en el personal operativo, se habilitaron también computadores en Rioclaro y posteriormente, canal teléfono y aplicación en Arroyohondo y Puerto Tejada (Zona Suroccidente).

El apoyo de los equipos de Gestión Humana fue clave en todo el proceso ya que se crearon redes de apoyo cuyo papel fue hacer un acompañamiento, uno a uno, a los colaboradores para facilitar la apropiación de la herramienta. El respaldo de los líderes para bajar el tema a sus equipos también fue fundamental.

El resultado

Actualmente, Rioclaro está pidiendo todas las solicitudes a través de emma, con una apropiación del 98%. Entretanto, el porcentaje de apropiación en la Zona Suroccidente es del 99%.

Pero el trabajo no para ahí. El equipo continúa haciendo seguimiento constante a los niveles de uso y de respuesta de solicitudes a través de la herramienta. Junto a Summa, construyeron unos tableros en Power BI, para medir la efectividad del proyecto y a partir de los resultados, trabajan permanentemente en darle continuidad al plan.

Desde el 24 de agosto el resto de las operaciones del negocio de Cementos y Agregados entraron en el piloto y próximamente, se espera cubrir las zonas de Concretos restantes.

Este éxito innovador nos demuestra nuevamente el poder que tiene una idea, aplicada de forma ágil y trabajando en equipo, para transformar un proceso y alcanzar grandes resultados.

Te invitamos a escuchar los testimonios de los facilitadores de emma: