Como resultado de la auditoria de certificación recibida en el 2021, surgió la necesidad de realizar la migración documental del sistema de gestión anterior que teníamos a uno más liviano, práctico y que cumpliera con el modelo de procesos de la compañía, y que, además, cumpliera los siguientes objetivos:
- Estandarizar la documentación del Sistema de Gestión Integral de Panamá, mediante la migración y gestión documental a través de ARIS CONNECT y SHAREPOINT incluyendo la adopción de los formatos vigentes.
- Lograr la alineación con el modelo de procesos de Argos, con el fin de garantizar la calidad, custodia y correcta administración de los documentos como soporte a los procesos operativos y procesos de auditorías internas y externas.
- Garantizar la adopción de este cambio mediante nuestro modelo individual (ADKAR) con el objetivo de aprovechar al máximo la utilización final del Proyecto
Para cumplir con esto, realizamos diferentes sesiones de trabajo, en las cuales los diferentes líderes de área, con apoyo de Nayaris González, nuestra practicante asignada, depuraron sus procesos y transformaron su documentación.
El proyecto, el cual se ejecutó en 5 meses y con una inversión de USD 3,000.00, contemplaba los siguientes enfoques:
- Adopción del Cambio
- Adecuación de los documentos actuales a los formatos vigentes
- Migración de documentos del servidor de Panamá al Modelo de Procesos y SharePoint de Argos.
- Documentación publicada en Aris Connect y SharePoint.
- Los procesos de SISO, Ambiente, Gestión Humana, Gestión de Compras, Producción, Mantenimiento, Calidad, Inventarios, Terminal Granelera Bahía Las Minas (TGBLM), Sistema de Gestión Integral, Alta Dirección, Gestión Operacional, Distribución (Concretos).
- Socialización de la migración a los Líderes.
Este proyecto de migrar todos los procesos y documentos es importante para nuestra operación porque da continuidad y mantenimiento al Sistema de Gestión Integral en las plataformas oficiales de la compañía. También, apoya, de una manera sencilla y práctica, las Certificaciones en los diferentes sistemas de Gestión (ISO 9001 – ISO 14001 – OHSAS 18001 – 17025 Laboratorios, entre otras) y entrega documentación estandarizada, asegurando su alineación con la estructura del Modelo de Procesos de la compañía, entre otros.
Los beneficios que nos deja la implementación de proyectos como este son de gran impacto para la compañía. Entre ellos, destacamos 5 objetivos fundamentales:
- Garantizar la calidad y estandarización de los procesos.
- Garantizar el control de documentos dando cumplimiento a los requisitos de las Normas ISO.
- Asegurar una única fuente de información custodiada por el Corporativo.
- Dar respuesta a la atención de auditorías internas y externas.
- Un sistema de gestión más compacto, alineado y ordenado.
“El proyecto de transición documental de Panamá al modelo de procesos de Argos fue la oportunidad para demostrar nuevamente lo que se puede lograr cuando se trabaja en equipo, evidenciando de este modo la alineación con nuestro pilar de cultura Hacemos Equipo. Resalto la responsabilidad de los líderes con la actualización de sus procesos y documentos y el gran compromiso con el que se afrontó este reto, considerando sus responsabilidades con la operación lo cual permitió cerrar el proyecto en los tiempos proyectados. La estandarización de procesos es una herramienta que facilita la mejora continua de los procesos, sirve de soporte para los diferentes sistemas de gestión y preserva el “Know-How” de la compañía. Estamos seguros de que todo esto será de gran valor para nuestra organización”, comentó Maribel Martínez Duque, Arquitecta de Procesos de la Gerencia de Finanzas Corporativas de Argos Panamá.
