Comienza por identificar tus necesidades:

• Cada año tiene sus propias prioridades, identifícalas. Haz una lista de los proyectos indispensables y metas que tiene tu área para el próximo año, las cuales deben estar siempre alineadas con el objetivo y la estrategia de la compañía.
• Establece una clara diferenciación entre lo que se debe y se desea tener. Aquí es importante tener claras las prioridades del área.

Evalúa cómo atenderlas:

• Identifica las mejores prácticas dentro y fuera de la compañía con el fin de aprender y adóptalas.
• Implementa sinergias entre áreas de la compañía de manera que empleemos el conocimiento y experiencia interno que permitan reemplazar la contratación con terceros.
• Encuentra nuevas formas de hacer las cosas. Esto te permitirá identificar posibles eficiencias dentro de los procesos que tienes a cargo.
• Establece una relación entre el gasto y los principales indicadores del área a fin de establecer correlación entre las mismas y llevar el gasto al óptimo posible.

Valoriza económicamente las necesidades de tu área:

• Identifica, junto con tu equipo, las necesidades financieras requeridas para llevar a cabo cada uno de los planes propuestos.
• En esta fase es importante planear en términos de cantidades y precios de manera que se pueda hacer control sobre ambas variables. De esta forma, se asegura que se construya un presupuesto basado en métricas operativas y se garantiza un nivel de detalle en el cual se puede hacer seguimiento a la ejecución.
• Determina qué activos de los que tienes a cargo realmente generan valor y cuáles no. Busca suprimir estos últimos.
• Normaliza el gasto alrededor del tamaño del negocio. No siempre la compañía requiere el 100% del uso de la capacidad instalada. Alinea el costo de tu área con la utilización de tu capacidad.

Prioriza las iniciativas:

• Prioriza iniciativas de cada área con relación al retorno, tiempo y esfuerzo que tomará implementarlas.
• Se consciente y sintonízate con el momento de compañía. Hay que estar dispuesto a renunciar a la historia, inercias, presupuesto que en algún momento necesitaste pero que ya no, de manera que se rompan ciclos viciosos que perpetúan una asignación ineficiente de los recursos.

Algunas premisas que debes tener en cuenta:

• Recuerda que no debes presupuestar en cuentas inactivadas. Consulta la lista aquí
• Ten en cuenta que no debes presupuestar gastos de formación técnica ni corporativa ya que estos se presupuestan de manera centralizada en CECOS y cuentas específicas, y están a cargo de la vicepresidencia de Talento.
• Presupuesta los gastos ZBB en la nueva plantilla. Conoce más aquí
• Presupuesta los gastos no ZBB en la plantilla tradicional.
• Ten en cuenta las bases presupuestales para viajes y celulares que aplican para Colombia. Conoce más aquí