Así pasó…

Suministros Únicos S.A.S,* uno de nuestros proveedores de mantenimiento desde hace varios años, que contaba con un muy buen desempeño en el ejercicio de sus labores en uno de los países donde operamos, decide un día trasladarse a otro país con el fin de prestarnos el mismo servicio en otra de nuestras operaciones. Allí, la empresa tenía como único cliente a nuestra compañía, lo que implicaba que toda  su operación dependía de los servicios contratados por nosotros. Vale destacar, que se trataba de un contrato de una cuantía significativa en el que este proveedor tenía exclusividad y sus colaboradores se encontraban de manera permanente en nuestra planta. Sin haber hecho ningún compromiso sobre la continuidad del contrato, el proveedor se creó altas expectativas frente a la renovación permanente del mismo, lo que le permitiría mantener la operación en el nuevo país. Sin embargo, debido a los procesos de reestructuración adelantados por nuestra compañía, se tomó la decisión de finalizar el contrato con dicho proveedor lo que trajo consecuencias importantes relacionadas con el pago de salarios y prestaciones a los empleados de la firma, los cuales no pudieron ser asumidos por esta. Teniendo en cuenta que, debido a la buena gestión del proveedor no se había realizado un proceso de interventoría estricto al contrato por parte de Argos, los colaboradores de Suministros Únicos S.A.S consideraron que la decisión fue arbitraria y decidieron adelantar, por medio de su sindicato, un proceso de reclamación para realizar el cobro de sus salarios. Siendo consciente de la gravedad de la situación, nuestra compañía notifica inmediatamente sobre el tema a la aseguradora para que se gestionen los pagos mediante la póliza de cumplimiento. Posteriormente, esta realiza el reembolso, el cual no incluye los gastos legales derivados de la defensa de la empresa.

Pese a que el proveedor salió de nuestro listado de prestadores de servicios teniendo en cuenta su comportamiento, posteriormente cambia su razón social e intenta, sin éxito, postularse a una licitación en su país de origen.                                
*El nombre  Suministros Únicos S.A.S es un nombre ficticio únicamente usado con el propósito de recrear el caso.

¿Qué valores/comportamientos ayudan a prevenir el riesgo?

Uno de los valores que nos caracteriza en todos los países en los que operamos es el respeto. Con este valor como base procuramos construir relaciones de confianza y apoyo con todos nuestros grupos de interés: clientes, empleados, accionistas, comunidades, proveedores, entre otros. En situaciones como esta es importante ser transparentes en las expectativas que tenemos con los proveedores, teniendo en cuenta que esto refleja respeto. Debemos ver esta situación como una oportunidad para aprender a gestionar mejor la relación con nuestros proveedores. 

¿Cómo continuamos construyendo relaciones de confianza para crecer juntos? Una acción podría ser compartir nuestros aprendizajes y conocimiento con este grupo de interés, en especial, cuando este tiene una nueva labor que ejecutar con alguna de las áreas de la compañía. La invitación es a que siempre busquemos oportunidades para crecer juntos. Hazte siempre la siguiente pregunta: ¿De qué otra forma construirías relaciones de confianza con tus proveedores?

¿Cuáles son las recomendaciones desde gestión del riesgo?

– Realizar un buen ejercicio de selección de proveedores apoyándose en las áreas de Compras, Operación, Legal, Riesgos y Seguros.

– Tomar medidas de retención de los riesgos asociados acorde a la regulación de cada país y hacer la validación de las pólizas de cumplimiento, el amparo de salarios y prestaciones sociales, teniendo completa claridad sobre su cobertura.

– En la contratación de terceros debemos ser coherentes con las buenas condiciones de trabajo que promovemos internamente.

– Es ideal que designemos una persona como interventora de los contratos para realizar un adecuado seguimiento de los mismos que incluye:

 * Solicitud mensual de planillas de comprobantes de pago a sus empleados.

 * Monitoreo periódico de la salud financiera del proveedor

  *  Generación de un plan estratégico de comunicación con el proveedor y activación de acciones de manera inmediata al detectar posibles alarmas.

¿Qué lecciones podemos aprender de esta situación?

– Se debe contar siempre con una interventoría empoderada de los contratos que manejamos con terceros.

– La comunicación con los proveedores debe ser siempre clara y oportuna 

– Es importante contar con un portafolio amplio de proveedores para no depender del servicio que ofrece solo uno de ellos y evitar que se presenten situaciones que puedan afectar a nuestra compañía.

– Siempre es necesario solicitar al proveedor pólizas que cubran incumplimientos salariales a pesar de que esto implique asumir algunos costos adicionales. Esto, con el objetivo de evitar riesgos que lleven a la compañía a asumir gastos aún más altos.

– Se deben de realizar todos los procedimientos requeridos para la selección de una empresa sin confiarse en el buen desempeño de un proveedor que ha prestado sus servicios históricamente a la compañía.