Teniendo como premisa la innovación como parte fundamental del día a día y con la inquietud constante de reinventarse para ofrecer mejores soluciones a los colaboradores, el equipo de Servicios Administrativos de la Regional Colombia tomó la coyuntura actual como una oportunidad para repensar sus procesos clave respondiendo a las necesidades generadas a partir de la aparición del COVID-19.

Lo anterior involucró retos importantes que llevaron al equipo a actuar de manera más ágil, pero conservando los niveles de servicio y eficacia que siempre los han caracterizado.

“Nuestro mayor reto tuvo que ver con los tiempos de respuesta, que se volvieron inmediatos, y el hecho de que nuestros servicios pasaran de ser de soporte, con una criticidad normal, a tener una criticidad muy alta, lo cual tuvo varias implicaciones”, explicó, Sergio Arango, director de Servicios Administrativos.

Esto, inicialmente, derivó en que el equipo se viera enfrentado a manejar el tema de compra y suministro de insumos tales como geles antibacteriales, mascarillas, termómetros, entre otros, sobre los que no tenían un nivel de conocimiento profundo y que comenzaron a convertirse en una necesidad indispensable para el funcionamiento de nuestras sedes administrativas y plantas.

Los temas de aseo, donde hubo cambios en la implementación y alcance de las rutinas, y otros aspectos asociados a la coordinación del transporte y de la alimentación, también implicaron una reinvención para el equipo, que siempre se mostró flexible para adaptarse a las nuevas dinámicas de trabajo y dispuesto a aprender.

Otro de los resultados que destaca Sergio es el excelente funcionamiento e integración de los 25 integrantes del grupo, lo cual les permitió corroborar el éxito de un nuevo modelo de operación que habían establecido recientemente.

“Antes del COVID-19 habíamos implementado un modelo diferente de operación en el cual se partieron fronteras entre negocios (cemento y concreto) y se asignaron personas para la atención por zonas. Esta crisis nos permitió ponerlo a prueba y hemos comprobado su efectividad, lo cual es muy positivo”, puntualizó.

El proceso de transformación continúa

La búsqueda de nuevas ideas sigue siendo una constante por lo cual continúan trabajando en la implementación de nuevas estrategias que permitan optimizar los diferentes procesos que tienen a cargo.

En este momento, por ejemplo, se encuentran realizando pilotos para la utilización de diferentes dispositivos para la desinfección de los ductos de aire acondicionado y están trabajando en el desarrollo de contadores para instalar en los vestidores de las plantas, para garantizar la permanencia de una cantidad limitada de personas, que permita cumplir con todas las medidas asociadas al distanciamiento físico. A esto, se suman otras estrategias como la creación de células de trabajo enfocadas en el análisis de riesgos, satisfacción del usuario e innovación constante en los diferentes frentes de trabajo del área.

“Esto ha permitido algo muy importante y es dinamizar al equipo y no enfocarnos solo en el día a día si no ir más allá desde lo estratégico”, comentó María Alejandra Patiño, jefe de Servicios Administrativos de la Zona Noroccidente y Suroccidente.

Realizar actividades que promueven la creatividad y fortalecen la apropiación de la innovación ha sido también clave, desde su punto de vista, dentro de todo el proceso de transformación que han experimentado.

Para esto, han contado con el apoyo del área de Innovación que se ha enfocado en ofrecerles herramientas para potenciar en ellos el deseo constante de pensar en diferentes maneras de hacer las cosas: “La clave es que comprendamos que un éxito innovador no está solamente asociado a la compra de algo o la mejora de un proceso de producción. También tiene que ver con cambios en los equipos, la reinvención y la aceleración de la estrategia. Esto verdaderamente ayuda a que la organización continúe siendo relevante y sostenible en el tiempo”, afirmó Luisa Restrepo, coordinadora de Innovación de la Regional Colombia.