La tarea de enfrentar los cambios que nos exige la situación actual es ardua, sin embargo, si trabajamos en equipo, será más fácil adaptarnos a estos cambios, romper barreras y sacar lo mejor de ellos para evolucionar como sociedad y como compañía.
A continuación, te compartimos algunas normas de cortesía y comportamiento para generar respeto y agilidad en tus reuniones virtuales, ¡Toma nota!
- Vístete de manera apropiada:
La presentación personal es un requisito ineludible para el desarrollo de las reuniones. A partir de esta se demuestra respeto hacia el espacio de la reunión y a sus participantes, así como una disposición adecuada para el desarrollo de las mismas.
- Saluda amablemente y bloquea tu micrófono
Si estás en una reunión de trabajo y te surge alguna duda sobre algo relacionado con lo que un ccompañero está hablando o presentando, evita interrumpirlo de inmediato. Puedes utilizar la funcionalidad de chat incluida en Tems o la opción de alzar la mano, para hacer las preguntas / comentarios que tengas. De esta manera la reunión será más fluida y efectiva.
- Realiza intervenciones cortas:
Se debe intentar ‘ir al grano’, no solo porque en casa hay miles de distracciones, sino porque puede acceder a muchas de ellas desde su computador. Por tanto, la sugerencia es que mantengas las videollamadas lo más cortas posibles, para garantizar que la atención de todos los asistentes esté puesta en el mensaje que se quiere entregar.
- Enciende tu cámara al inicio de la reunión:
Esto representa un gesto de cercanía y es la introducción perfecta para llevar a cabo tu reunión sabiendo que todos sus asistentes se encuentran bien y dispuestos para el espacio.
- Encuentra la luz:
La luz es una gran amiga cuando se trata de lucir bien y aprovechar al máximo una videollamada. Asimismo, es conveniente no perder de vista otros detalles sobre el sitio en el que realiza, por ejemplo, evitar lugares con poca iluminación natural o demasiado iluminados, buscar un punto medio; procurar que ninguna luz refleje directo a la cámara o que esté exactamente por arriba o debajo de la persona conectada.
- Advierte que estás en una videollamada:
Si hay más personas en su casa es importante que ellos sepan que estás en una videollamada de tal manera que no vayan a cruzarse por la cámara en situaciones bochornosas o vayan a decir algo que pueda generar un momento de vergüenza.
- Cumple con el horario de la reunión:
La disciplina, la organización y la planeación son muy importantes para lograr una reunión exitosa, además se debe ser muy estrictos con el uso del tiempo.
- Sigue la misma norma como si estuvieses en la oficina:
llega a la hora que fuiste citado.
- Ojo con lo que tienes en tu pantalla:
De igual forma, si vas a compartir tu pantalla es importante que antes de hacerlo revises qué aplicaciones / páginas web / chats tienes abiertos y que enciendas la opción de no molestar en tu dispositivo ya que todo lo que aparezca en tu pantalla será visible para todos los participantes.
- Ten una buena postura:
Sitúate en el centro del encuadre. Una opción para conservar una buena postura es apoyar los brazos sobre la mesa. De este modo, se evita que, en un descuido, se dejen los hombros algo caídos. La distancia ideal es desde la cabeza a la altura del pecho.
- No olvides revisar la calidad del audio:
Recuerda que la videoconferencia incluye audio. Procura siempre revisar que te escuchan bien. Si tienes problemas de conectividad o la gente te dice que tu voz se está entrecortando, apaga por momentos tu videocámara de manera que el consumo de ancho de banda sea menor.
- Asegura un entorno adecuado:
Usa un fondo adecuado para la reunión, que no genere distracción. El 60% las personas están viendo qué hay alrededor del emisor. Por ello, es muy importante asegurarse de que el fondo detrás de la persona esté limpio y sea apropiado.
- Limitar las distracciones
¿Sabes lo molesto que resulta cuando alguien mira constantemente su teléfono o escribe en su computadora portátil durante las reuniones presenciales? Es igual de molesto en una videoconferencia. Recuerda el botón de silencio es tu amigo. Si no estás hablando, silencia su micrófono.
